Retour d’expérience et bonnes pratiques, mon préambule avant une formation à la conduite de réunion efficace
Introduction:
En tant que chef de projet, responsable d’équipe puis responsable de l’excellence opérationnelle et du pilotage des projets stratégiques au sein de structures industrielles, j’ai animé de nombreuses réunions au cours de mes 15 premières années de carrière. De la gestion de projets à la résolution de problèmes en passant par le pilotage des activités, j’ai expérimenté différents types de réunions dans divers contextes. Et j’ai rapidement compris que les réunions peuvent être un véritable atout pour une organisation, à condition d’être bien menées. Elles deviennent rapidement un calvaire sinon …
Les réunions sont des moments clés pour une entreprise. C’est l’occasion pour les membres de l’équipe de se réunir, de partager des informations et de prendre des décisions. Elles peuvent être des moments d’échange et de collaboration, mais elles peuvent également être une source de frustration et de perte de temps si elles n’amènent pas de valeurs aux participants.
C’est pourquoi il est essentiel de chercher à rendre les réunions efficaces. Les réunions inefficaces peuvent non seulement affecter la productivité et la qualité du travail, mais aussi entraîner un manque d’engagement de la part des participants et une frustration générale. À l’inverse, des réunions bien préparées et animées peuvent être un catalyseur pour la créativité, l’innovation et la collaboration au sein de l’équipe.
La préparation et l’animation de réunions efficaces ne sont pas des tâches faciles, mais elles peuvent être apprises et améliorées. Tout d’abord, la planification de la réunion est essentielle. Il est important de cadrer le sujet et de déterminer l’objectif de la réunion. Il faut également élaborer un ordre du jour clair et efficace, en limitant le nombre de thèmes et en hiérarchisant les sujets en fonction de leur importance et de leur urgence.
Ensuite, la communication de l’ordre du jour avant la réunion est également cruciale pour susciter la préparation et l’engagement des participants. Il est important d’inviter les participants à proposer des points supplémentaires à l’ordre du jour et de rappeler la date, l’heure et le lieu de la réunion.
Enfin, l’animation de la réunion elle-même doit être bien préparée pour être efficace. Cela peut passer par la mise en place d’un « Icebreaker » pour favoriser l’implication des participants, l’introduction des différents rôles à jouer par les participants pour être plus dynamique et la manière de clôturer la réunion de manière productive.
Dans les parties suivantes de cet article, je vais détailler ces différentes étapes de manière plus approfondie et partager quelques astuces et conseils pour conduire des réunions efficaces. En suivant ces bonnes pratiques, vous pourrez non seulement améliorer la qualité de vos réunions, mais également augmenter l’engagement de vos équipes et améliorer les résultats de votre entreprise.
Partie 1 : Préparation de la réunion
Une réunion ne se limite pas à un simple rassemblement de personnes. La réussite d’une réunion repose sur une préparation minutieuse qui doit être effectuée en amont de la rencontre. En effet, une préparation préalable adéquate est essentielle pour atteindre les résultats souhaités. Dans cette première partie, nous allons nous concentrer sur les étapes clés de la planification de la réunion.
Sous-partie 1 : La Planification de la réunion
Comment déterminer l’objectif de la réunion ?
Avant de convoquer une réunion, il est crucial de bien cadrer le sujet et de déterminer les objectifs à atteindre. Cela permettra de ne pas s’éparpiller et de garder le cap sur les résultats attendus. La première question à se poser est donc : pourquoi organiser cette réunion ? Est-ce pour partager une information importante, prendre une décision, résoudre un problème, ou tout simplement faire le point sur un projet en cours ? Répondre à cette question permettra de définir l’objectif de la réunion.
Personnellement, je n’apprécie pas les réunions à caractères informatives en particulier quand il s’agit de réunion autour des projets ou lors des réunions d’équipes.
Pour déterminer l’objectif de la réunion, je vous invite à vous poser plusieurs questions :
Quel est le problème à résoudre ?
Quels sont les sujets à aborder ?
Quel est le résultat attendu à l’issue de la réunion ?
J’en profites pour partager un de mes mantras : La qualité des questions que vous vous posez détermine la qualité de leurs réponses. Donc plus vous posez des questions précises, plus les résultats seront intéressants. Passez du temps à réfléchir aux questions….
En répondant à ces questions, il est possible de cerner le périmètre de la réunion et d’établir un ordre du jour clair et précis.
Sous-partie 2 : Elaboration de l’ordre du jour
Comment élaborer un ordre du jour clair et efficace ?
Appelé aussi Agenda, un ordre du jour bien élaboré permet de structurer la réunion et de garder le cap sur les objectifs à atteindre. Il doit être simple, facilement compréhensible par tous les participants avec un timing défini. Pour cela, il est important de limiter le nombre de thèmes abordés lors de la réunion. Trop de sujets risquent d’entraîner des discussions interminables et épuisantes, qui n’aboutiront pas à des résultats concrets. Privilégiez la qualité à la quantité. Préférez donc 3 points avec des réponses claires et la prise d’actions plutôt que 10 sujets abordés mais que quelques vagues décisions prises…
Comment hiérarchiser les thèmes à aborder dans l’ordre du jour ?
Pour structurer les thèmes à aborder dans l’ordre du jour, il est important de les hiérarchiser en fonction de leur importance et de leur urgence. Les thèmes les plus importants doivent être traités en premier afin d’éviter de manquer de temps pour les aborder. Il est également important de prévoir un temps imparti pour chaque thème afin de garantir un temps de parole et d’échange à chacun. Il faut parfois plusieurs étapes pour atteindre votre objectif finale. Construire un ordre du jour visant à avancer dans votre problématique pour amener des éléments qui permettront de décider doit être une de vos stratégies.
Sous-partie 3 : Communication de l’ordre du jour
Comment partager l’ordre du jour avant la réunion pour susciter la préparation et l’engagement des participants ?
La communication de l’ordre du jour avant la réunion est primordiale pour susciter la préparation et l’engagement des participants. En effet, en leur donnant suffisamment de temps pour se préparer, ils pourront venir à la réunion avec des idées claires et précises. L’ordre du jour doit être envoyé suffisamment en avance, idéalement une semaine avant la date de la réunion. Pensez à transmettre dans le même temps, les documents et actions ou réflexions à avoir en amont. Invitez les participants à proposer des compléments ou modifications de l’ordre du jour. N’oubliez pas de préciser si les participants doivent préparer des données spécifiques. N’hésitez pas à leur rappeler oralement quand vous les croiser à la place d’un email ou d’une notification supplémentaire. Plus vos réunions seront pertinentes et décisives, plus les intervenants seront impliquées dans la démarche.
Partie 2 : L’Animation d’une réunion efficace
Sous-partie 1 : Démarrage de la réunion
Comment choisir le bon Icebreaker pour votre réunion ?
Le démarrage de la réunion est un moment clé pour impliquer les participants et introduire le sujet de manière claire et concise. Pour cela, il est possible de choisir un bon Icebreaker, une activité de brise-glace pour encourager la participation et l’interaction entre les participants. Cependant, il est important de ne pas tomber dans le piège de l’icebreaker inutile qui peut détourner l’attention des participants du sujet principal de la réunion. Il est donc recommandé de choisir une activité pertinente et qui se rapporte au sujet de la réunion.
Pour rester dans le thème du travail voire de la réunion, vous pouvez demander de partager un fait intéressant récent en lien cette thématique. Ouvrez le bal pour montrer l’exemple. Le mot mystère qui consiste à choisir un mot lié à la réunion par l’animateur et que chaque participant propose un mot lui venant à l’esprit lorsque vous dévoilez celui-ci.
Personnellement, je ne suis pas un grand utilisateur de l’icebreaker pour les réunions. Je les trouve plus pertinents pour des groupes de travail ou ateliers participatifs. Il faudra que je teste à l’avenir.
Une fois l’icebreaker terminé, il est important d’impliquer les participants dans l’atteinte de l’objectif de la réunion en introduisant les différents rôles qu’ils devront jouer pour être plus efficaces. Par exemple, il peut y avoir un animateur, un secrétaire, un rapporteur ou encore un gardien du temps. Chacun de ces rôles a une importance particulière pour le bon déroulement de la réunion.
Comment impliquer les participants dans l’atteinte de l’objectif de la réunion, les rôles à jouer ?
Animer une réunion efficace peut être un véritable défi, surtout si vous êtes novice ou pas à votre aise dans ce domaine. En général, vous ne faîtes pas une réunion seul et l’objectif de performance n’est pas que le vôtre mais bien celui de l’équipe. Pour les responsabiliser dans cette mission temporaire, vous pouvez envisager de vous répartir des rôles et responsabilités afin de mener une réunion efficace et productive. Nous allons passer en revue les différents rôles qui peuvent aider à l’animation d’une réunion efficace.
Le rôle de l’animateur de la réunion:
L’animateur de la réunion est le rôle le plus important dans l’animation d’une réunion efficace. Il est responsable de maintenir la réunion sur la bonne voie, de s’assurer que tous les participants sont impliqués et engagés, et de garantir que les objectifs de la réunion sont atteints. L’animateur doit également avoir une bonne compréhension de l’ordre du jour et être capable de gérer les interruptions et les divergences d’opinions. L’organisateur n’est pas nécessairement l’animateur. J’ai régulièrement pris ce rôle car plus à l’aise dans l’exercice que certains de mes collègues.
Le rôle du secrétaire de la réunion:
Le secrétaire de la réunion est chargé de prendre des notes et de rédiger le compte rendu de la réunion. Le secrétaire doit être attentif aux détails, avoir une bonne compréhension de la terminologie utilisée dans la réunion, et être capable de synthétiser les informations clés. Le secrétaire doit également être en mesure de distinguer les informations importantes des informations secondaires, et de poser des questions pour clarifier les points qui peuvent être mal compris. La vraie difficulté est de faire comprendre qu’il ne s’agit pas seulement d’être les petites mains de l’animateur ni d’être présent uniquement pour rédiger un compte rendu.
Le rôle du gardien du temps:
Le gardien du temps est responsable de s’assurer que la réunion se déroule selon l’horaire établi. Le gardien du temps doit être capable de gérer les interruptions, les digressions et les discussions non pertinentes afin que la réunion se concentre sur les objectifs et l’ordre du jour. Le gardien du temps doit également être capable de communiquer efficacement avec l’animateur et les participants pour s’assurer que tout le monde respecte le temps alloué pour chaque point de l’ordre du jour. Souvent utilisé et donc vécu comme l’alerteur de la clôture de réunion, ce rôle a peu d’intérêt s’il s’agit là de sa seule responsabilité. La vraie difficulté est de recadrer une dérive lors des échanges surtout si la réaction du groupe est négative verbalement ou dans le comportement physique. Il est clé de féliciter le courage du Timekeeper a faire le nécessaire pour cadrer le meeting plutôt que le laisse croire à une attaque des participants.
Le rôle du facilitateur:
Le facilitateur est chargé de faciliter la discussion et l’échange d’idées au sein de la réunion. Le facilitateur doit être capable d’encourager les participants à partager leurs opinions et à s’engager dans la discussion, tout en veillant à ce que tout le monde reste respectueux et professionnel. Le facilitateur doit également être capable de gérer les divergences d’opinions et de trouver des solutions pour atteindre des consensus.
Il est évident que vous ne pouvez pas amener cette proposition de but en blanc si personne n’y a jamais été sensibilisé. Il s’agit d’un long travail avec les collègues car il touche à la culture de l’équipe voire de l’entreprise. Vous pouvez ajouter un nouveau rôle au fur et à mesure que les participants ont intégré et bien exécuté les premiers, qui sont généralement le TimeKeeper et le Secrétaire.
Comment introduire le sujet de manière claire et concise ?
Ensuite, il est important d’introduire le sujet de manière claire et concise, en rappelant l’agenda et en validant les points supplémentaires à l’ordre du jour. Cela permettra de s’assurer que tous les participants sont sur la même longueur d’onde et que la réunion se déroulera de manière fluide. Insistez sur le ou les objectifs de la réunion. Je pars du principe que majoritairement nous sommes en réunion pour prendre des décisions et des actions. Mettez en avant et soyez précis sur la typologie des actions attendues. Il est également important de contextualiser le sujet en fournissant des informations de base pour aider les participants à comprendre le sujet de manière approfondie.
Finissez toujours en demandant l’approbation du groupe de l’Agenda, de l’objectif et la bonne compréhension du sujet. c’est encore le moment de s’exprimer et retravailler la structure.
Sous-partie 2 : Discussion sur le sujet
Comment susciter l’engagement et l’échange d’idées des participants sur le sujet ?
Animer une réunion ne se limite pas à simplement diriger les discussions, il s’agit avant tout de susciter l’engagement et l’échange d’idées des participants. Pour cela, il est important de créer un environnement propice à la participation et à l’échange. Pour commencer, il est recommandé d’inviter les participants à exprimer leur opinion dès le début de la réunion en posant des questions ouvertes. L’animateur doit ensuite veiller à donner la parole à chacun pour éviter que certains participants ne monopolisent la discussion. Il peut également encourager les participants à exprimer leur opinion en demandant des précisions ou en faisant des commentaires constructifs.
Enfin, pour maximiser l’engagement et l’échange d’idées, l’animateur doit rester ouvert aux différentes opinions et aux divergences de points de vue. Il peut demander aux participants de justifier leur opinion et d’expliquer leurs idées afin de comprendre leur raisonnement. Si des désaccords apparaissent, l’animateur peut les utiliser comme un moyen de stimuler la réflexion et la créativité en proposant des solutions alternatives.
Par exemple, pour animer une réunion sur un nouveau produit, l’animateur peut demander aux participants de partager leurs idées sur la façon de promouvoir ce produit. Il peut également leur demander de réfléchir aux avantages et aux inconvénients du produit pour encourager la réflexion. Enfin, il peut demander à chacun de donner son opinion sur les choix à faire concernant la promotion du produit. De cette façon, il suscite l’engagement et l’échange d’idées des participants, tout en maintenant une discussion constructive et collaborative.
Comment gérer les divergences et les opinions contradictoires lors de la discussion sur le sujet ?
Lors des discussions en réunion, il est courant de rencontrer des divergences et des opinions contradictoires. Pour gérer ces situations, voici 5 conseils pratiques :
- Écoute active : En cas de divergence, écouter attentivement les différents points de vue est essentiel. Il faut s’assurer que chaque participant se sente entendu et compris. Par exemple, en demandant des clarifications et en reformulant les arguments exposés.
- Définition des règles de communication : Il est important de définir dès le départ les règles de communication pour favoriser l’expression libre et respectueuse de chacun. Par exemple, en mettant en place une charte de la réunion qui précise les règles de prise de parole, la durée des interventions et l’obligation de rester dans le sujet.
- Trouver un terrain d’entente : Dans certains cas, il peut être difficile de trancher sur une question. Dans ces situations, il est utile de chercher un terrain d’entente, c’est-à-dire un point de vue commun sur lequel tous les participants peuvent s’accorder.
- Utiliser des outils d’animation : Les outils d’animation, comme le brainstorming ou la technique des 6 chapeaux de Bono, permettent de gérer les opinions contradictoires en encourageant la créativité et la réflexion collective.
- Faire appel à un médiateur : En cas de conflit ou de blocage, il peut être nécessaire de faire appel à un médiateur neutre et impartial pour aider les participants à trouver une solution. Par exemple, en faisant appel à un consultant externe spécialisé dans le domaine abordé mais cela peut aussi être un collègue.
J’ai régulièrement utilisé les principes des 4 accords Toltèques que j’affichais pendant la réunion. Nous avions aussi développé un guide des règles à respecter en meeting , au format A5, que nous avions tous à porter de main qui inclut des notions d’écoute, de respect des idées d’autrui.. ainsi que la non utilisation de téléphone ou Pc portable par exemple.
Pour le plaisir, un rappel des 4 accords Toltèques qui peuvent aider à détendre l’atmosphère :
Le premier principe est : « Que votre parole soit impeccable »
Le deuxième accord est : « N’en faites pas une affaire personnelle »
Le troisième est : « Ne faites pas de suppositions »
Le quatrième accord toltèque est : « Faites toujours de votre mieux »
Avant de partir : sachez qu’il existe un 5ème accord toltèque… « Soyez sceptique mais apprenez à écouter »
Partie 3 : Clôture de la réunion
Sous-partie 1 : Les 3 étapes clés pour bien clôturer une réunion
Une fois que les points abordés ont été discutés et que les participants ont échangé leurs idées, il est temps de clôturer la réunion. Cette étape est souvent négligée ou mal réalisée, alors qu’elle est cruciale pour assurer la mise en œuvre des décisions prises pendant la réunion.
Comment Gérer le temps imparti à la clôture d’une réunion ?
Le temps de clôture est souvent négligé et la réunion se termine de manière abrupte, sans donner la possibilité aux participants de conclure ou de poser des questions supplémentaires. Il est donc important de prévoir une plage horaire dédiée à la clôture de la réunion et de s’y tenir. Si le temps imparti est dépassé, il faut savoir conclure rapidement et reprogrammer un autre temps pour finir les discussions. J’ai développé avec mes équipes une structure radicale qui consiste à stopper 5 minutes avant la fin pour des séances de 30min ou moins, sinon 10 minutes pour conclure des meeting plus longs.
Voici les trois étapes clés pour bien clôturer une réunion:
Comment Faire un bon récapitulatif des points clés partagés ?
La première étape consiste à faire un récapitulatif des points clés partagés au cours de la réunion. Il est important de s’assurer que tous les participants sont d’accord sur les décisions prises et de clarifier les points de divergence. Cette étape permet également de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que les informations partagées sont claires et comprises par tous.
Comment Générer un plan d’actions en impliquant les participants ?
La deuxième étape consiste à générer un plan d’actions en impliquant les participants. Les actions à prendre doivent être précises, claires et réalisables, avec un échéancier défini pour chacune d’entre elles. Il est important que chaque action soit attribuée à une personne responsable de sa mise en œuvre, afin d’assurer la responsabilité individuelle et le suivi.
Comment planifier la prochaine réunion de suivi des actions ?
Il est important de planifier la prochaine réunion de suivi des actions avant la fin de la réunion actuelle. Cette étape permet de s’assurer que les actions décidées sont mises en œuvre dans les délais impartis et de s’assurer que les points abordés lors de la réunion ont été bien compris et appliqués. La date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion doivent être communiqués aux participants.
Sous-partie 2 : L’évaluation de la réunion
Comment évaluer l’efficacité de votre réunion ?
L’évaluation de la réunion est un élément clé pour mesurer l’efficacité de la réunion et identifier les axes d’amélioration pour les réunions futures. Pour évaluer une réunion, il est important de prendre en compte plusieurs critères tels que la pertinence du sujet abordé, l’efficacité de l’animation, la participation des participants et la qualité des décisions prises. J’invite à challenger le respect de l’horaire au démarrage, le temps de clôture et le départ avant la fin de réunion. Les questions posées dans l’évaluation doivent être précises, pertinentes et ciblées sur les points clés de la réunion. Les participants doivent également être encouragés à donner leur avis honnête et constructif.
Il existe plusieurs méthodes pour évaluer une réunion, telles que les sondages et les questionnaires. Il est également important d’impliquer les participants dans l’évaluation de la réunion en leur demandant leur feedback. Cela peut être fait en fin de réunion ou par la suite via un sondage ou un questionnaire en ligne. Les commentaires et les suggestions des participants peuvent fournir des idées précieuses pour améliorer les réunions futures.
J’ai beaucoup utilisé le questionnaire n’ayant pas d’interface digitale spécifique pour gérer des questionnaires d’évaluation. C’est un premier pas, fastidieux à analyser et donc exploiter et qui n’incite pas particulièrement car il s’agit d’un papier complémentaire. Pour avoir des feedbacks sur certaines séances, je posais la feuille avant l’arrivée des participants.
Comment tirer profit des évaluations de réunion ?
Analysez les résultats de l’évaluation tous les 2 à 3 mois environ. Je vous laisse imaginer l’ampleur du travail pour ma part avec des questionnaires papiers et une vingtaine de critères. C’est franchement fastidieux mais nous n’avons rien sans rien. Il faut commencer par quelque chose et nous améliorons au fur et à mesure.
Partagez les résultats avec un groupe de travail pour qu’ils puissent analyser avec vous et comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré. Cela peut aider à encourager une participation plus active et à améliorer l’engagement des participants lors des prochaines réunions. Identifiez les points forts et les points faibles en équipe, cela ne pourra vous être que bénéfique. Faîtes une sélection des 2 à 3 points prioritaires que vous souhaitez améliorer et évidemment vous mettez en avant les réussites de ces dernières semaines.
Construisez un plan de communication pour partager les résultats positifs et négatifs ainsi que les décisions du groupe de travail avec les différentes actions à mener sur les prochains mois. J’ai essayé d’amener plusieurs changements à la fois mais je suis souvent revenu en arrière car vous ne pourrez pas les ancrer facilement. N’oubliez pas qu’il s’agit d’habitudes, de comportement humains à faire évoluer. Cela demande des efforts significatifs à tous !
Sous-partie 3 : Le compte rendu de réunion
Comment rédiger un compte-rendu synthétique de votre Réunion ?
Lorsqu’il s’agit de rédiger un compte rendu structuré et efficace de la séance, il me parait important de rappeler le sujet, l’objectif et l’ordre du jour. Dans chacun des points à aborder, il est utile de préciser les principales thématiques abordées et les décisions prises. Il faut également mentionner les personnes présentes ainsi que les absences signalées pour permettre une traçabilité précise de la réunion. Je précise que j’ai souvent pris les rôles animateur et scribe en combiné et me permettait de rédiger le CR en direct puis je l’envoyais dans 90% des cas avant la fin de la réunion.
Voici quelques conseils pour rédiger un compte rendu efficace:
Utilisez un vocabulaire simple et précis: Évitez d’utiliser un jargon technique ou des termes trop compliqués pour rendre le compte rendu accessible à tous. Si vous voulez que personne ne le lise, je vous invite à ne pas le structurer et écrire des paragraphes de plusieurs lignes mélangeant des informations actions et thématiques abordées…
Initiez votre compte-rendu pendant la réunion : Franchement c’est certainement le meilleur conseil de ce paragraphe. Dès la présentation du sujet que je projette toujours sur un écran, je commence la rédaction de mon CR en modifiant au besoin l’ordre du jour et en ajustant l’objectif si nécessaire. Je fais toujours un point sur les présents, absents et excusés. Je n’ai pas été jusqu’à indiquer les retardataires mais je testerai dans le futur.
Pour chaque point de l’ordre du jour, proposez un résumé des discussions que vous pouvez synthétiser et écrire en direct ou que le secrétaire peut rédiger pendant l’animation. Je ne mélange pas les actions aux synthèses des discussions.
Notez les actions à réaliser et les décisions actées: Les actions comme les décisions sont généralement notées dans deux espaces séparés que je dédie à cela. Je distingue toujours les 2 notions. Il n’y a pas de responsable d’une décision mais une date d’application. J’ai souvent positionné le plan d’actions à la fin de mon support de Compte-rendu. Pendant la clôture, vous êtes censés revoir les actions, décidez et planifiez. Vous devez donc préciser les actions avec un responsable présent pendant le meeting et surtout un délai de réalisation. Je précise date de réalisation car j’ai déjà entendu » je pensais que c’était la date à laquelle je devais commencer à faire et comme j’en ai pour 3 semaines … «
Mettez en évidence les points clés: Utilisez des titres, de la surbrillance, des couleurs pour mettre en évidence les points clés de la réunion et rendre la lecture plus facile.
Rappelez la date de la prochaine réunion : Après la réunion, il est important de suivre l’avancement des actions mentionnées dans le compte rendu. Pour cela, rien de tel que de ce revoir sous un format beaucoup plus court de 15 à 30 minutes permettant de challenger les délais, les problèmes et les décisions à prendre pour avancer et respecter nos engagements. Je joins toujours le CR à la prochaine invitation de réunion qui comportera elle aussi un sujet, un objectif et un ordre du jour.
L’ensemble de ces données permettront aux personnes qui n’ont pas assisté à la réunion de comprendre rapidement les éléments partagés et les principaux changements qui pourraient se produire rapidement.
Synthèse:
En conclusion, les bonnes pratiques sont comme bien souvent du bon sens plutôt que l’apprentissage d’expertises spécifiques. Il est certain que développer des compétences dans la communication sont un avantage non négligeable. Pour autant, je crois que comme pour beaucoup de situations, il y a une notion de Leadership et donc de confiance en soi. Je conseille vivement d’amener des discussions avant tout changement important dans votre manière d’animer. Vous devez gérer ce changement en respectant les principes de la conduite du changement. Contrairement à des problèmes techniques, il s’agit ici de changement d’habitudes humaines ancrées dans les mœurs de l’entreprise. En toute transparence, j’ai amené un changement drastique dans l’animation des réunions mais j’ai mis 3 ans en passant par une phase difficile ou j’étais un des seul à appliquer quelques uns de ces conseils. Je n’ai pas manqué de résilience, pourtant pendant plus de 18 mois quasi personne n’a évolué vers mes modèles de préparation, d’animation et de compte rendu. Ce travail préparatoire m’a permis de convaincre le Comité de Direction et la majorité des Cadres a réalisé un groupe de travail appelé chantier, de 18 mois pendant lequel nous avons évalué, analysé, proposé, formé, déployé, amélioré pour finir par relancer des groupes de travail afin que 50% des meetings respectent des standards de préparation, clôture et compte-rendu. Pour autant, nous avons gagné de 15 à 50% d’efficacité, quasiment supprimé les retards, arrêté les appels téléphoniques, développé des collaborateurs pour les rendre autonome dans l’organisation et animation, supprimé les réunions en doublons car des décisions sont prises … .
Enfin, voici un récapitulatif des 9 principaux conseils à utiliser dès demain pour conduire des réunions efficaces :
Définissez clairement les objectifs de la réunion.
Planifiez l’ordre du jour et communiquez-le en amont.
Soyez clair et concis dans l’introduction du sujet.
Validez avec toute l’équipe, dès le démarrage, Objectifs et Agenda du meeting
Captez les propositions d’actions et synthétiser les propos au fur et à mesure
Initiez le compte rendu dès le démarrage en annotant tous les changements voire les informations transmises au fur et à mesure des discussions via un secrétaire
Organisez une phase de clôture de 5 à 10 minutes pour synthétiser les propos et validez les décisions
Générez un plan d’actions avec l’équipe pendant la clôture en précisant le responsable, le délai et la prochaine revue
Évaluez l’efficacité de la réunion et utilisez les feedbacks pour vous améliorer.
Bon courage dans ce challenge, j’échange volontiers sur ces sujets, je peux apporter du conseil et animer des ateliers participatifs autour de l’organisation, la structuration et l’animation des réunions que ce soit pour le projet, le pilotage d’activité, la gestion d’équipe etc…